إن الأرشفة والوثائق هو ما يترتب عليه تنظيم عملية تدقيق وتوثيق نتائج أعمال مديريات التسجيل على الصحائف الحمراء لحفظ معلومات الملكية العقارية، كما أن الأرشفة والوثائق يساهم في تطوير قاعدة معلومات البيانات العقارية وتحديثها لاعتمادها أساساً لنظام المعلومات الوطني، من خلال تدقيق وتوثيق كافة التعديلات على السجل العقاري وحفظها على نسخة ثانية وتقديم خدمات متميزة اعتماداً عليها .
وكل هذا يظهر من خلال مهام أقسام مديرية الأرشفة والوثائق​ وهي:
​

الهدف العام: تقديم خدمات متميزة تعتمد على معلومات عقارية تسجيلية دقيقة وشاملة ومحدثة.

مهام الاقسام والشعب :-

  شعبة سكرتاريا ومتابعة:-

1-   متابعة اعداد الخطط الخاصة بنشاطات المديرية و توثيقها.

2-   متابعة انجازات اقسام المديرية و توثيقها

3-   تنظيم  الاجتماعات الداخلية للمديرية و توثيق محاضرها و متابعة تنفيذ توصياتها .

4-   تنظيم اعمال مكتب مدير المديرية وادامة الملفات

5-   متابعة اعمال الصادر و الوارد لمكتب المدير .

6-   متابعة إصدارات المديرية ونشرها.

7-   ادامة المعلومات المتعلقة بالمديرية (موارد بشرية، مواد، اجهزة...)



 قسم إدامة السجل والمطابقة:-

أ‌-     شعبة السجلات

1-  توثيق كافة التصرفات العقارية على الصحيفة الحمراء وحفظ الصحائف الحمراء الجديدة (التسوية) والناتجة عن الافراز والتوحيد والملاحق.

2-  تزويد الجهات الطالبة بمعلومات عن صحيفة السجل الحمراء وصور عن عقود البيع.

3-  استبدال الصحائف المفرزة والصحائف الملغاة .

4-  أرشفة عقود البيع والعقود الاخرى القديمة لسنوات سابقة .

5- حفظ عقود البيع والعقود الاخرى في مستودع عقود البيع الرئيسي في مبنى جبل عمان .

ب- شعبة المعالجة المركزية

1-  معالجة وتدقيق وتصحيح كافة البيانات المدخلة على التصرفات العقارية على النسخة الالكترونية.

2-  معالجة وتصحيح بيانات الارقام الوطنية للمالكين والشركات والجهات الاخرى.

3-  اضافة ارقام متسلسلة للمالكين الاجانب والاردنيين والارقام الوطنية للجهات المختلفة كالجمعيات والنقابات .

4-  اضافة ارقام صحائف قديمة للقطع الناتجة عن التسوية والصحائف القديمة غير المدخلة ومعالجتها.



ج- شعبة التدقيق والتصحيح

1-  اضافة وتدقيق واصدار اوامر تصحيح للارقام الوطنية للاشخاص الطبيعيين والاجانب والشركات.

2-  تدقيق طلبات تصحيح الأسماء واضافة الارقام الوطنية للأشخاص الطبيعيين والتنسيب بأوامر التصحيح لرئيس القسم .

قسم استعلام الملكية :-

أ - شعبة التحري :-

1.    إجراء كافة أعمال التحري حاسوبيا.   

2.    تزويد الجهات الطالبة بشهادات الملكية.

3.    تحري خاص بمركز الدائره (العائلة المالكه)

4.    تزويد شركة الكهرباء الوطنية بيانات ملكية حسب الاتفاقية الموقعه بيننا.

 ب- شعبة الحجوزات :-

1.    اجراء كافة اعمال الحجز حاسوبيا وورقيا للمحاكم وجهات اخرى, والكترونيا لبعض الجهات واصدار المخاطبات الرسمية .

2.    اجراء كافة اعمال فك الحجز  حاسوبيا وورقيا للمحاكم, والكترونيا لبعض الجهات واصدار المخاطبات الرسمية.

3.    متابعة مع الجهات الخارجية للحجز الالكتروني.

 قسم الارشفة والتوثيق :-

1-   متابعة توثيق وحفظ الوثائق في مستودعات الدائرة ويشمل ذلك (القيود التركية والفلسطينية).

2-   متابعة ترميم الوثائق القديمة.

3-   تسهيل مهمة المراجعين والباحثين بخصوص الوثائق.

4-   القيام بأية مهام يكلف بها في مجال العمل.

5-   منح إخراجات القيد والمخططات للمواطنين (للأموال غير المنقولة للضفة الغربية).

6-   منح شهادات للمواطنين للجوازات العامة من أجل إثبات الجنسية.
​